¿Es posible implementar un sistema de pre-facturación o facturas proforma antes de registrarlas en VERI*FACTU?

¿Es posible implementar un sistema de pre-facturación o facturas proforma antes de registrarlas en VERI*FACTU?

Introducción

En el ámbito empresarial, muchas organizaciones enfrentan la necesidad de emitir documentos preliminares, como borradores de facturas o facturas proforma, antes de formalizar una factura oficial y registrarla en el sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria. Esto genera dudas sobre la legalidad y las restricciones aplicables según la normativa vigente. En este artículo, aclararemos si es posible implementar un sistema de pre-facturación o facturas proforma y cuáles son las consideraciones legales a tener en cuenta.

¿Qué son las facturas proforma y los borradores de facturas?

• Factura proforma: Documento sin validez fiscal que se utiliza para informar al cliente de los detalles de una transacción antes de emitir la factura definitiva. No genera obligaciones tributarias.
• Borradores de facturas: Versiones preliminares de una factura que permiten revisar y modificar los datos antes de su emisión final.

Ambos documentos son herramientas útiles para garantizar la precisión de la información y evitar errores en la factura oficial.

¿Es legal usar facturas proforma o borradores según VERI*FACTU?

La normativa actual no prohíbe la creación de facturas proforma o borradores de facturas, siempre y cuando estas no sean consideradas como facturas oficiales. Según el reglamento de facturación y las disposiciones establecidas en el RD 1007/2023, hay varios aspectos clave que deben respetarse:

1. No llevan código QR tributario: Estos documentos preliminares no deben incluir el código QR tributario obligatorio en las facturas definitivas. Esto asegura que no sean confundidos con facturas oficiales.

2. No tienen validez fiscal: Aunque pueden incluir toda la información necesaria para una transacción, las facturas proforma o borradores no generan obligaciones fiscales ni derechos para el cliente hasta que se conviertan en una factura oficial.

3. Emisión final y registro: Una factura se considera oficialmente emitida cuando se incorpora su código QR tributario, se genera el registro de facturación de alta, y este se firma o remite a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Una vez emitida, no puede modificarse excepto mediante registros adicionales.

Recomendaciones para implementar un sistema de pre-facturación

Si tu empresa desea implementar un sistema de pre-facturación, aquí tienes algunos puntos clave para cumplir con la normativa:

1. Integración con el sistema de facturación oficial: Es imprescindible que el sistema de generación de facturas proforma esté vinculado al sistema oficial de emisión de facturas, formando una unidad. Esto facilita la transición de proforma a factura definitiva.

2. Control interno: Aunque las facturas proforma no tienen validez fiscal, es recomendable conservar un registro de estas como parte del control interno de la empresa. Esto ayuda a auditar el proceso y garantiza la transparencia.

3. Marcado claro de documentos preliminares: Los documentos preliminares deben incluir indicaciones claras de que son borradores o facturas proforma, evitando confusiones con facturas oficiales.

Conclusión

La introducción y edición temporal de datos mediante facturas proforma o borradores es una práctica completamente legal y útil para muchas empresas. Estos documentos permiten realizar ajustes y garantizar la precisión antes de emitir una factura definitiva, siempre que se respeten las normativas relacionadas con la emisión y el registro de facturas en el sistema VERI*FACTU. Implementar un sistema de pre-facturación no solo es viable, sino también una herramienta eficaz para optimizar el proceso de facturación y evitar errores.