¿Es posible utilizar un sistema de «Pre-Facturación» o generar «Facturas Proforma»?

¿Es posible utilizar un sistema de «Pre-Facturación» o generar «Facturas Proforma»?

La gestión adecuada de las facturas es crucial para garantizar el cumplimiento normativo y facilitar un flujo de trabajo eficiente con veri*factu. Una pregunta común en este ámbito es si se puede implementar un sistema de «Pre-Facturación» o de facturas proforma como parte del proceso previo a la emisión oficial de una factura. La respuesta es afirmativa, siempre que se respeten las normativas vigentes.

¿Qué es una factura proforma o un borrador de factura?

Una factura proforma o borrador de factura es un documento que permite visualizar y editar temporalmente los datos de una futura factura oficial. No tiene validez fiscal y no puede considerarse como una factura expedida. Su objetivo principal es proporcionar al cliente una idea clara de los importes y condiciones de la transacción antes de que esta sea formalizada.

¿Es legal utilizar facturas proforma o borradores?

La introducción y edición temporal de datos para generar una factura no está prohibida ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación ni por el reglamento de obligaciones de facturación. Sin embargo, hasta que la factura no sea oficialmente expedida, no puede contener el código «QR» tributario correspondiente. Este código es un elemento obligatorio en las facturas definitivas, ya que garantiza su registro y validez fiscal conforme al reglamento aprobado por el RD 1007/2023.

En este contexto, las facturas proforma o borradores cumplen con las siguientes condiciones:

1. No contienen el código QR tributario.
   Esto las diferencia claramente de las facturas oficiales.

2. Están permitidas siempre que sean reemplazadas por la factura oficial.
   Al cliente se le debe entregar finalmente una factura oficial que cumpla con todos los requisitos legales y fiscales.

3. No pueden ser alteradas tras su emisión definitiva.
   Una vez que una factura es expedida y registrada, su modificación ya no es posible salvo mediante la creación de nuevos registros de facturación, como lo establece el tercer párrafo del artículo 8.2.a) del RD 1007/2023.

Requisitos técnicos para implementar un sistema de pre-facturación

A nivel informático, el sistema de generación de facturas proforma debe cumplir con ciertas exigencias:

• Integración con el sistema oficial de emisión de facturas.
  Deben formar una unidad para garantizar que las facturas proforma puedan transformarse fácilmente en facturas oficiales cuando sea necesario.

• Registro de las prefacturas o facturas proforma.
  Es conveniente que el sistema conserve un historial de las proformas generadas, ya que esto facilita el control interno y proporciona trazabilidad en el proceso.

• Generación automática de códigos QR al emitir la factura oficial.
  Al transformar una proforma en una factura definitiva, el sistema debe generar el código QR tributario obligatorio y registrar la operación en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Asi pues

Implementar un sistema de «Pre-Facturación» o facturas proforma es una práctica completamente legal y útil en la gestión empresarial, siempre y cuando se respeten los límites normativos. Este tipo de sistemas permite a las empresas mejorar su flujo de trabajo, evitar errores y garantizar la claridad en la comunicación con el cliente.

Sin embargo, es crucial que estos sistemas estén diseñados para integrarse con el sistema oficial de facturación, asegurando que todas las operaciones se registren correctamente y cumplan con las exigencias legales. Además, es recomendable conservar un historial de las facturas proforma como parte del control interno.

En definitiva, la pre-facturación es una herramienta valiosa para las empresas, pero su implementación debe hacerse con responsabilidad y en conformidad con la normativa fiscal vigente.